چگونه می توانید روز خود را به منظور بهره وری مطلوب برنامه ریزی کنید

همه ما هر روز بیست و چهار ساعت یکسان داریم. پس چرا افراد موفق در این 24 ساعت می توانند کارهای بسیاری را انجام دهند در حالی که اکثریت برای انجام وظایف روزانه خود تقلا می کنند؟

پاسخ همان مدیریت زمان است. بسیاری از افراد در استفاده مؤثر از زمان خود در طول روز مشکل دارند. با استفاده از نکات بهره وری از زمان، ایجاد و پایبندی به یک برنامه کارآمد روزانه، می توانید کارهای بیشتری را در طی روز انجام دهید و هر روز بهتر عمل کنید.

قبل از اینکه به تکنیک های زمان بندی  بپردازیم نکاتی را در مورد زمانبندی و اهمیت آن یادآور می شویم

چرا برنامه ریزی روزانه مهم است

زمان برای همه ما یک منبع محدود است. ما نمی توانیم روزها و ساعات محدود خود را به دست شانس بسپاریم، چرا که چنین رویکردی مدیریت مسئولانه منابع نیست. استفاده از یک برنامه روزانه کنید مزایای بیشماری دارد که با بکارگیری آن شما نیز می توانید از آن ها بهره مند شوید:

• وقت تلف شده را کاهش می دهد: استفاده از برنامه روزانه شما را از اتلاف وقت برای مواردی که در دستور کار نیستند دور می کند.
• خوشحالی را افزایش می دهد: حتی علم نیز موافق است. پیروی از یک برنامه باعث ایجاد حس خوشحالی و رضایت در شما می شود!
• بهبود بهره وری: وقتی برنامه ای را دنبال می کنید کارهای بیشتری انجام می دهید.
• کاهش استرس: برنامه ریزی اطمینان بیشتری را در شما ایجاد می کند که منجر به کاهش استرس و بهبود سلامتی می شود.
• تسهیل در همکاری: هر زمان که با یک تیم کار می کنید، یک برنامه باعث می شود همه در یک زمان در یک مسیر قرار داشته باشند.

چگونه می توانید روز خود را برنامه ریزی کنید

واضح است که برنامه ریزی روزانه ارزشمند است. با این حال، هدف فقط اضافه کردن یک سری کارها به تقویم خود به امید اینکه زندگی پرباری داشته باشید، نیست.

در عوض، شما به یک استراتژی نیاز دارید تا بتوانید برای بهره وری برنامه ریزی کنید و کارهای مهم را به طور موثر انجام دهید. در اینجا چند اصل راهنما آورده شده است که به شما کمک می کند از یک برنامه روزانه استفاده کنید.

1) چرایی خود را تعریف کنید

مسلماً هر کاری که در یک روز انجام می دهیم جالب و سرگرم کننده نیست. قطعاً وظایفی وجود دارد که از انجامشان لذت نمی بریم. ما می توانیم به قدرت روانی خود متکی باشیم، اما این می تواند انرژی را کاهش دهد. در عوض، با تعریف دلیل خود از انجام یک کار انگیزه درونی پیدا کنید.

دلیل هر فردی متفاوت است، اما این دلیل معنی و هدف اصلی هر کاری است که انجام می دهیم. این مفهوم توسط سایمون سینك در كتاب خود با عنوان "با چرا شروع كنید" رواج یافت. سینک نشان می دهد که "چرایی" واقعاً می تواند افراد و مشاغل را برای رسیدن به اهدافشان ترغیب کند.

دلیل شما باید بزرگتر از "چون من مجبور هستم" یا "از آنجا که کسی به من گفته است" باشد. برای یک فرد، دلیل ممکن است فراهم کردن زندگی امن و شادی برای فرزندانشان باشد. برای مشاغل، یک دلیل ممکن است بیشتر شبیه "برای کمک به موفقیت مردم" باشد.

بنابراین، هر کاری که شما به عنوان یک شخص یا یک شرکت انجام می دهید باید در خدمت همین دلیل باشد.

2) اولویت ها را تعیین کنید

شما به میلیون ها شیوه مختلف می توانید روزتان را سپری کنید. و مسلماً انجام همه کارها در یک روز امکان پذیر نیست. بدون اولویت، ممکن است وقت خود را صرف کارهایی کنید که شما را به جایی نمی رساند. و اگر رهبر یا مدیر تیم هستید، باید اولویت های تیم خود را تعیین کنید تا آنها نیز بدانند که چه مواردی مهم است.

بنابراین شما باید در خدمت به "چرایی" خود به آنچه برای رسیدن به اهداف خود نیاز دارید آگاه باشید. ابتدا هر آنچه را که فکر می کنید بنویسید. سپس هر آنچه مربوط به دلیل شما نیست را حذف کنید. سپس اولویت های خود را به ترتیب اهمیت قرار دهید.

داشتن مسیری که باید طی شود به همان اندازه رفتن مهم است. سفر بدون مقصد ممکن است جالب باشد، اما بدون در نظر گرفتن مقصد، چه کسی می داند در کجا قرار خواهد گرفت.

3) تخمین بزنید که یک کار چقدر طول می کشد

وقتی فهمیدید چه کاری باید انجام دهید، مشخص کنید که اجرای آن چه مدت زمان می برد. شما باید بدانید که واقعاً چه مدت طول می کشد تا شما آن کار را انجام دهید.

یکی از رایج ترین اشتباهات برنامه ریزی افراد، عدم تخمین صحیح مدت زمان انجام یک کار یا پروژه است. "اگر زمان را بیش از حد زیاد یا کم در نظر بگیرید، به احتمال زیاد کل برنامه ریزی شما بهم می خورد. حتی بدتر از آن، ممکن است مهلتی را از دست بدهید یا وقت ارزشمندی را برای خود و کارمندان و مشتریان تلف کنید."

بنابراین، شما باید با خود واقع گرا باشید و تیم خود را نیز به همین کار تشویق کنید. یکی دو هفته وقت بگذارید و وقت خود را پیگیری کنید. چه مدت طول می کشد تا شما 1000 کلمه بنویسید یا به یک ایمیل پاسخ دهید؟ سپس، می توانید برنامه خود را واقع بینانه برنامه ریزی کنید، و شانس موفقیت خود را بهبود ببخشید.

4) هوشمندانه تر کار کنید، نه سخت تر

تیم فریس، نویسنده کتاب "هفته کاری 4 ساعته"، نکته ای را یادآور می شود. در این زمانه، گاهی اوقات احساس می کنیم که باید مدام پیش برویم. اما اگر از زمان خود به گونه ای استفاده کنیم که به ما اجازه کار کمتری بدهد چه؟

فریس طرفدار یک استراتژی هوشمندانه تر برای کار با استفاده از سیستم هایی است که "رفتار غلط" را غیرممکن می کند.  بنابراین لازم نیست به منبع محدود اراده صرفاً اعتماد کنید. ایجاد سیستم های کارآمد یک گام اساسی از نظر فریس است.

روش های دیگر برای کار هوشمندانه تر، شناسایی کارآمدترین اوقات روز و سپس برنامه ریزی کارهای اصلی برای آن دوره زمانی است. برای بسیاری از ما، سطح انرژی در صبح بالاترین است. با این حال، اگر در شب بهتر کار می کنید از آن زمان برای انجام کارها استفاده کنید.

شما همچنین باید استراتژیک باشید. بله، روش های زیادی برای رسیدن به هدف شما وجود دارد. در هنگام انتخاب راه خود برای رسیدن به هدف، سودآوری کاری که انجام می دهید را در نظر داشته باشید. می توانید با 100 نفر تماس بگیرید و از یک نفر بله بگیرید. یا می توانید فقط به ده نفر مناسب تماس بگیرید و به همان نتیجه برسید.

انواع تکنیک های زمان بندی

یک راه حل یکسان برای ایجاد کارآمدترین برنامه مناسب وجود ندارد. اما این تکنیک های زمان بندی می تواند به شما در ادامه مسیر کمک کند.

1) یک روتین صبحگاهی سازنده ایجاد کنید

روز خود را درست با یک برنامه صبحگاهی آغاز کنید که سازندگی را تقویت می کند.

به گفته هال الرود، نویسنده کتاب "معجزه صبح" (صبح جادویی) ، "اینکه چگونه هر روز از خواب بیدار می شوید و کارهای روزمره صبح (یا فقدان آن) به طور چشمگیری بر میزان موفقیت شما در هر زمینه از زندگی تأثیر می گذارد. صبحهای متمرکز، سازنده و موفق، روزهای متمرکز، سازنده و موفق را ایجاد می کنند. "

الرود با بیدار شدن در ساعت 5 صبح زندگی خود را متحول کرد تا زمانی را در سکوت، مدیتیشن، مطالعه و ورزش بگذراند. این باعث شد ریتم جدیدی را برای روزهای او رقم بزند و توانست خودش را از زیر بدهی کمرشکن بیرون بکشد و به موفقیت های جدیدی دست یابد.

ممکن است صبح عالی شما متفاوت از الرود باشد، اما منطقی است که هر روز برای تعیین روند بقیه روز، وقتی را اختصاص دهید.

2) از تعویض کارها خودداری کنید

انجام دادن چند کار با هم ممکن است کارآمد به نظر برسد. تصور اینکه شما کارهایتان را یکباره انجام می دهید، یک تصور اشتباه است. در حقیقت، اگرچه شما بیشتر کار می کنید، اما در واقع بجای آنکه کار بیشتری انجام دهید کار کمتری انجام می دهید.

در واقعیت، هزینه واقعی انجام چند وظیفه می تواند تا 40٪ از سازندگی شما باشد. هر بار که از یک کار به کاری دیگر می پردازید، مغز شما برای این تغییر به زمان احتیاج دارد. علاوه بر این، افراد در هنگام تغییر کار مستعد اشتباه هستند. و هرچه کار پیچیده تر باشد، ضرر و زیان آن نیز بیشتر خواهد بود.

بنابراین، منطقی است که همزمان فقط یک کار انجام شود. این به شما امکان می دهد تا واقعاً بر روی آنچه انجام می دهید تمرکز کنید. سپس می توانید با کارآیی بیشتری این کار را انجام دهید.

هنگامی که روز خود را برنامه ریزی می کنید، در صورت امکان از تغییر کار خودداری کنید. به خودتان زمان کافی بدهید تا یک کار را انجام دهید. و وقتی این کار را می کنید ایمیل و پیام های خود را مدام چک نکنید.

3) کارهای دسته جمعی

همانطور که گفتیم تغییر کار می تواند بر بهره وری تأثیر بگذارد. با این حال، همه ما در یک روز چندین کار را باید انجام دهیم. بنابراین می توانید با استفاده از کارهای دسته جمعی و استفاده از زمانبندی بلوکی، تأثیر تغییر کار را به حداقل برسانید.

شما می توانید " کارهای همانند" را از بسیاری جهات تعریف کنید. اما نکته اصلی این است که وظایف باید دارای ویژگی یکپارچه ای باشند که وقتی با هم انجام می شوند کارایی بیشتری حاصل شود. مثلاً خریدهای خانه را در نظر بگیرید. منطقی تر است که به جاهایی که همگی در یک مکان خاص جغرافیایی هستند بروید.

به همین ترتیب، شما می توانید وظایف دسته جمعی را از نظر وضعیت ذهنی لازم برای انجام آنها دسته بندی کنید. به عنوان مثال، کارهای اداری به یک نوع وضعیت ذهنی نیاز دارند، اما کارهای خلاقانه مانند نوشتن پست وبلاگ یا رفع اشکال کد به چیز کاملاً دیگری نیاز دارند. اما با گروه بندی کارها با توجه به ذهنیت، می توانید تأثیر تعویض کارها را کاملاً کاهش دهید.

ایلان ماسک از دسته بندی کارها استفاده می کند تا مطمئن شود که همه کارها را برای کسب و کار خود انجام داده است و هنوز هم می تواند وقت خود را با خانواده اش سپری می کند. دسته بندی وظایف فرآیند زمان بندی کارهای همانند با هم است تا بتوانید آنها را با کارآیی بیشتری انجام دهید.

4) انتظار غیر منتظره را داشته باشید

شما نمی توانید آینده را پیش بینی کنید، اما می توانید کاملاً مطمئن باشید که در مرحله ای ممکن است اتفاق غیرمنتظره ای رخ دهد. شما نمی دانید آن اتفاق چیست یا چه موقع پیش می آید. یک برنامه ریزی سازنده این مورد را مورد توجه قرار خواهد گرفت.

احتمالاً برای شما این اتفاق افتاده است که دلایل خود را مشخص کرده و اولویت ها و وظایف خود را ایجاد کرده اید. همچنین کارهای اصلی را برای پربارترین زمان خود برنامه ریزی کرده اید. سپس ناگهان، یک وضعیت اضطراری پیش می آید. شما برای رسیدگی به این وظیفه فوری همه چیز را به کناری می گذارید و برنامه شما با یک مرگ دردناک نابود می شود.

لازم نیست حتماً یک پروژه فوری باشد. این می تواند یک بچه بیمار باشد که یکی از اعضای تیم را در خانه نگه می دارد. این می تواند یک وضعیت اضطراری هوا باشد که همه را خانه نشین می کند. ممکن است خرابی غیرمنتظره سرور و کاهش سرعت نت باشد. چیزهای کوچک می توانند بهره وری را به همان اندازه موارد بزرگ از بین ببرند. و صادقانه بگویم، آنها بیشتر هم رخ می دهند.

درست مثل داشتن صندوق پس انداز اضطراری برای مدیریت هوشمند پول، شما باید صندوق زمان اضطراری نیز داشته باشید. البته، شما نمی توانید زمان را ذخیره کنید، اما می توانید یک زمان اضافی برای این موارد غیرمنتظره در برنامه خود ایجاد کنید. به این ترتیب وقتی اتفاق غیرمنتظره ای پیش می آید، آماده هستید.

5) استفاده از فناوری به عنوان یک اهرم

فناوری برنامه ریزی را واقعاً راحت می کند. یک برنامه زمانی در ساده ترین حالت خود، فقط لیستی از کارهاست. اما فناوری می تواند به برنامه ریزی موارد بیشتری را اضافه کند.

ابزاری مانند تقویم Google به شما کمک می کند تا کارهای روزمره را زمان بندی کنید، به کارها کد رنگی اختصاص دهید، یادآوری ها را تنظیم کنید و حتی تقویم ها را بین اعضای تیم ها به اشتراک بگذارید. همه اینها باعث افزایش کارایی برنامه شما می شود. به علاوه آنها اجازه نمی دهند یک جلسه مهم با مشتری را فراموش کنید.

6) برنامه ریزی روی کاغذ، بولت ژورنال، و لیست های انجام کار (to-do list)

با آنکه فناوری در ارتقا برنامه های شما مؤثر است، اما از ارزش نوشتن روی کاغذ در این دنیای دیجیتال غافل نمانید. برنامه ریزی روی کاغذ، بولت ژورنال، لیست کارها و سایر ابزارهای دستی می توانند به همان اندازه مفید باشند.

مسلماً هیچ چیز مانند یک لیست کارها به سبک قدیمی افراد را در مسیر قرار نمی دهد. همچنین نوشتن مطالب، مشکل به خاطر سپردن آنها را حل می کند. و پاداش خط زدن کارها از لیست می تواند بسیار انگیزشی باشد.

7) قورباغه را قورت بده

به گفته مارک تواین، "اگر کار شما خوردن قورباغه است، بهتر است این کار را صبح اول وقت انجام دهید. و اگر کار شما این است که دو قورباغه بخورید، بهتر است ابتدا بزرگترین را بخورید. "

با استفاده از این منطق، یک روش زمان بندی این است که دشوارترین، مهمترین کارها را در اولویت قرار دهید. و اگر بیش از یک وظیفه از این دست دارید، باید قبل از انجام کارهای ساده تر، کار سخت تری را انجام دهید.

با استفاده از این روش، باید بتوانید اولویت اصلی خود را برای روز تعیین کنید. در نهایت، اولویت باید منحصر به فرد باشد، زیرا ما نمی توانیم دو کار را همزمان انجام دهیم.

کارهای دشوارتر اغلب مستعد ابتلا به تعلل و اهمال کاری هستند. از این گذشته، بسیاری از ما واقعاً نمی خواهیم قورباغه بخوریم. بنابراین انجام آنها به عنوان اولین کار در صبح باعث می شود که انجام آنها را در طول روز به تعویق نیاندازید. به علاوه پس از پایان کار، وقت آزاد بیشتری برای انجام کارهای سرگرم کننده خواهید داشت.

8) ارزیابی

برنامه ریزی برای بهره وری می تواند یک هدف متحرک باشد. و ممکن است شما یک برنامه کامل داشته باشید اما باید برای ارزیابی نتایج تلاش خود وقت بگذارید. آیا شما و تیمتان واقعاً افراد مثمر ثمر و سازنده ای هستید؟

در اینجا چند سؤال اصلی وجود دارد که می توانید از خود و تیم خود برای ارزیابی اثربخشی برنامه خود بپرسید:

• آیا مهلت را رعایت می کنید؟
• آیا برآورد زمان درست بوده است؟
• آیا مسائل پیش بینی نشده با جدول زمانی تداخل داشتند؟
• آیا تحت فشار زمان بوده اید؟
• آیا برنامه جلسات ما جواب می دهد؟

هنگامی که داده های خود را جمع آوری کردید، می توانید درباره قدم بعدی، آگاهانه تصمیم بگیرید. مهلت های از دست رفته ممکن است نشان دهنده زمانبندی نامناسب باشد، مشکلی که به راحتی در یک ماه، دو ماه یا سه ماهه بعدی حل می شود. مثلاً جلسات اضافی را می توان حذف کرد و برای جایگزینی مسائل پیش بینی نشده، می توان زمان بیشتری را اضافه کرد.

شما چه توصیه هایی را برای سازندگی و بهره وری بیشتر پیشنهاد می دهید؟

مطالبی که در سایت "فصل یک" قرار می گیرند و همچنین امکانات سایت همه حاصل تلاش، صرف هزینه و وقت فراوان است. در صورتی که تمایل داشته باشید می توانید به سایت "فصل یک" به شیوه های مختلف یاری نمایید تا بتوانیم مطالب و امکانات بیشتری برای شما کاربران عزیز فراهم کنیم.

همیاری به فصل یک